UYD D&I Council

By:

Submitter:

Tags: 

No items found.
UYD D&I Council

This is a recommendation from UYD (Use Your Difference) on structuring a D&I Council.

What‚Äč ‚Äčmakes‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčcouncil‚Äč ‚Äčeffective?

The‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčcouncil‚Äč ‚Äčmust‚Äč ‚Äčbe‚Äč ‚Äčintimately‚Äč ‚Äčlinked‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčboth‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčoverall‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčinitiative‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčthe overall‚Äč ‚Äčorganizational‚Äč ‚Äčbusiness‚Äč ‚Äčstrategy‚Äč.‚Äč ‚ÄčThey‚Äč ‚Äčalso‚Äč ‚Äčmust‚Äč ‚Äčwork‚Äč ‚Äčwell‚Äč ‚Äčas‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčteam‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčvalue‚Äč ‚Äčthe diverse‚Äč ‚Äčperspectives‚Äč ‚Äčrepresented‚Äč ‚Äčin‚Äč ‚Äčtheir‚Äč ‚Äčmembership.‚Äč ‚ÄčTo‚Äč ‚Äčensure‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčcouncil‚Äč ‚Äčis appropriately‚Äč ‚Äčformed‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčguided,‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčfollowing‚Äč ‚Äčprinciples‚Äč ‚Äčmust‚Äč ‚Äčbe‚Äč ‚Äčadhered‚Äč ‚Äčto:

  • Senior‚Äč ‚Äčleadership‚Äč ‚Äčmust‚Äč ‚Äčembrace and support‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčprocess
  • Clear‚Äč ‚Äčdelineation‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčroles‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčresponsibilities
  • Thorough‚Äč ‚Äčselection‚Äč ‚Äčprocess‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčensure‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčappropriate‚Äč ‚Äčmix‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčskills
  • Representative‚Äč ‚Äčmembership
  • Effective‚Äč ‚Äčteamwork‚Äč ‚Äčskills
  • Appropriate‚Äč ‚Äčinfrastructure
  • Focus‚Äč ‚Äčon‚Äč ‚Äčtrends‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčlong-term‚Äč ‚Äčchange,‚Äč ‚Äčnot‚Äč ‚Äčindividual‚Äč ‚Äčissues
  • Diversity‚Äč ‚Äčmust‚Äč ‚Äčbe‚Äč ‚Äčlinked‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčother‚Äč ‚Äčorganizational‚Äč ‚Äčinitiatives
  • Structured‚Äč ‚Äčtwo-way‚Äč ‚Äčcommunication‚Äč ‚Äčwith‚Äč ‚Äčcouncil
  • Adherence‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčthese‚Äč ‚Äčprinciples‚Äč ‚Äčgreatly‚Äč ‚Äčenhances‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčlikelihood‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčmeaningful,‚Äč ‚Äčsuccessful diversity‚Äč ‚Äčcouncil.

Proposed Role of the D&I Council

The ‚Äčrole of the D&I Council diversity ‚Äčcouncil ‚Äčserves ‚Äčas ‚Äčan ‚Äčadvisory ‚Äčbody ‚Äčto ‚Äčhelp ‚Äčsenior ‚Äčleadership ‚Äčunderstand ‚Äčthe complexities ‚Äčand ‚Äčnuances ‚Äčassociated ‚Äčwith ‚Äčdiversity ‚Äčsuccess. ‚ÄčAlthough ‚Äčsenior ‚Äčleaders ‚Äčoften make ‚Äčdecisions ‚Äčbased ‚Äčon ‚Äčthe ‚Äčlens ‚Äčthrough ‚Äčwhich ‚Äčthey ‚Äčsee ‚Äčthe ‚Äčworld, ‚Äčthat ‚Äčlens ‚Äčis ‚Äčoften ‚Äčskewed due ‚Äčto ‚Äča ‚Äčlack ‚Äčof ‚Äčdiverse ‚Äčrepresentation. ‚ÄčA ‚Äčdiversity ‚Äčcouncil ‚Äčcan ‚Äčserve ‚Äčas ‚Äčthe ‚Äčleaders' ‚Äčeyes ‚Äčand ears ‚Äčto ‚Äčhelp ‚Äčall ‚Äčthe ‚Äčorganization's ‚Äčdiverse ‚Äčstakeholders ‚Äčexperience ‚Äčthe ‚Äčvalue ‚Äčof ‚Äčdiversity. ‚ÄčAn effective‚Äč ‚Äčcouncil‚Äč ‚Äčis‚Äč ‚Äčalso‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčvisible‚Äč ‚Äčsign‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčorganization‚Äč ‚Äčthat‚Äč ‚Äčsenior‚Äč ‚Äčleadership‚Äč ‚Äčis‚Äč ‚Äčsincere about‚Äč ‚Äčits‚Äč ‚Äčcommitment‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčsuccess.‚Äč ‚ÄčThe‚Äč ‚Äčcouncil‚Äč ‚Äčcan‚Äč ‚Äčserve‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčsuggest‚Äč ‚Äčactions pertaining‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčsuccess,‚Äč ‚Äčgain‚Äč ‚Äčinsights‚Äč ‚Äčfrom‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčmembers‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčorganization‚Äč ‚Äčon‚Äč ‚Äčtheir perceptions‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčeffort,‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčmonitor‚Äč ‚Äčprogress‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčinitiative.‚Äč ‚ÄčThe‚Äč ‚Äčcouncil will‚Äč ‚Äčfrequently‚Äč ‚Äčsponsor‚Äč ‚Äčevents‚Äč ‚Äčthat‚Äč ‚Äčhelp‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčcelebrate‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčfurther‚Äč ‚Äčeducate‚Äč ‚Äčthe organization‚Äč ‚Äčon‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčimportance‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčsuccess‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčorganization.

Formal‚Äč ‚ÄčStructure

  • Volunteer‚Äč ‚ÄčRepresentative‚Äč ‚ÄčMembership
  • Elected‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚ÄčOfficers
  • Diversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚ÄčMission‚Äč ‚Äč&‚Äč ‚ÄčVision‚Äč ‚Äč(Proposed‚Äč ‚Äčby‚Äč ‚Äčcouncil,‚Äč ‚Äčshould‚Äč ‚Äčinclude‚Äč ‚Äčcompany wide-input,‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčleadership‚Äč ‚Äčapproval)
  • Council‚Äč ‚ÄčLed‚Äč ‚ÄčActivities‚Äč ‚ÄčCalendar
  • Allocated‚Äč ‚ÄčBudget
  • Council‚Äč ‚ÄčMeeting‚Äč ‚ÄčAgendas
  • Council‚Äč ‚ÄčCommunication‚Äč ‚ÄčManual‚Äč ‚Äč(For‚Äč ‚ÄčNewsletters,‚Äč ‚ÄčMemos,‚Äč ‚ÄčEmails,‚Äč ‚ÄčFlyers‚Äč ‚Äč&‚Äč ‚ÄčEvents‚Äč - Should‚Äč ‚Äčinclude‚Äč ‚Äčapproval‚Äč ‚Äčprocess‚Äč ‚Äčdirectives)
  • Develop‚Äč ‚Äčstrategies‚Äč ‚Äčfor:
  • Proposing‚Äč ‚ÄčContinuous‚Äč ‚ÄčD&I‚Äč ‚ÄčEducation‚Äč ‚ÄčEfforts
  • Supporting‚Äč ‚Äčrecruiting‚Äč ‚Äč&‚Äč ‚Äčpartnership‚Äč ‚Äčevents
  • Reporting‚Äč ‚ÄčMetrics

Activities of the D&I Council

  • Create an internal business case for diversity and set diversity expectations for seniormanagers
  • Lead‚Äč ‚Äčefforts‚Äč ‚Äčin‚Äč ‚Äčdefining‚Äč ‚Äčwhat‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚ÄčInclusion‚Äč ‚Äčmeans‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚ÄčSpring‚Äč ‚Äč(with‚Äč ‚Äčcompanywide‚Äč ‚Äčemployee‚Äč ‚Äčinput)
  • Lead‚Äč ‚Äčefforts‚Äč ‚Äčin‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚Äč&‚Äč ‚ÄčInclusion‚Äč ‚Äčworkshops
  • Establish‚Äč ‚Äčaffinity‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčemployee‚Äč ‚Äčresource‚Äč ‚Äčgroups
  • Institute‚Äč ‚Äčrequired‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčtrainings
  • Develop‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčcalendar‚Äč ‚Äčfor‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äč2017/2018‚Äč ‚Äčreflecting‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčrelated‚Äč ‚Äčevents‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčthemes
  • Work‚Äč ‚Äčwith‚Äč ‚ÄčHR‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčwelcome‚Äč ‚Äčpotential‚Äč ‚Äčnew‚Äč ‚Äčhires‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčrefer‚Äč ‚Äčpotential‚Äč ‚Äčcandidates‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčtherecruiting‚Äč ‚Äčteam
  • Establish‚Äč ‚Äčevents‚Äč ‚Äčthat‚Äč ‚Äčhelp‚Äč ‚Äčcelebrate‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčfurther‚Äč ‚Äčeducate‚Äč ‚Äčemployees‚Äč ‚Äčin‚Äč ‚Äčthe company‚Äč ‚Äčon‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčimportance‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčsuccess‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčorganization
  • Work‚Äč ‚Äčwith‚Äč ‚Äčleadership‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčformalize‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äč ‚Äčprocess‚Äč ‚Äčfor‚Äč ‚Äčdiversity‚Äč ‚Äčrepresentation‚Äč ‚Äčat‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčseniorlevel,‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčdevelop‚Äč ‚Äčplans‚Äč ‚Äčfor‚Äč ‚Äčestablishing‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčmentoring‚Äč ‚Äčprogram

Pitfalls

The ‚Äčdiversity ‚Äčcouncil ‚Äčis ‚Äčnot ‚Äčthe ‚Äčsole ‚Äčowner ‚Äčof ‚Äčthe ‚Äčprocess. All ‚Äčorganizational ‚Äčstakeholders ‚Äčmust play ‚Äča ‚Äčrole ‚Äčin ‚Äčdiversity ‚Äčsuccess. ‚ÄčSenior ‚Äčleadership, ‚Äčmanagers, ‚Äčhuman ‚Äčresources, ‚Äčemployees ‚Äčand all ‚Äčothers ‚Äčdesignated ‚Äčto ‚Äčimpact ‚Äčthe ‚Äčorganizational ‚Äčculture ‚Äčshould ‚Äčhave ‚Äčidentified ‚Äčroles ‚Äčin ‚Äčthe diversity ‚Äčjourney. ‚ÄčThe ‚Äčmembers ‚Äčof ‚Äčthe ‚Äčcouncil ‚Äčmust ‚Äčopenly ‚Äčand ‚Äčhonestly ‚Äčrepresent ‚Äčtheir viewpoints; ‚Äčhowever, ‚Äčthey ‚Äčshould ‚Äčkeep ‚Äčthe ‚Äčorganizational ‚Äčagenda ‚Äčas ‚Äčtop ‚Äčpriority ‚Äčwhile ‚Äčserving on the ‚Äčdiversity ‚Äčcouncil.

To ‚Äčavoid ‚Äčpitfalls ‚Äčimpacting ‚Äčdiversity ‚Äčsuccess, ‚Äčthe ‚Äčcouncil ‚Äčmust ‚Äčrealize ‚Äčtheir ‚Äčrole ‚Äčis ‚Äčnot ‚Äčto:

  • Advocate ‚Äčfor ‚Äčpersonal ‚Äčconcerns ‚Äčrelated ‚Äčto ‚Äčissues ‚Äčof ‚Äčinclusion
  • Substitute ‚Äčfor ‚Äčthe ‚Äčcritical ‚Äčrole ‚Äčleadership ‚Äčplays ‚Äčin ‚Äčthe ‚Äčdiversity/inclusion ‚Äčprocess
  • Implement ‚Äčactivities ‚Äčand ‚Äčprograms ‚Äčindependently
  • Act ‚Äčas ‚Äčthe ‚Äčsole ‚Äčowner ‚Äčof ‚Äčthe ‚Äčdiversity ‚Äčprocess
  • Act ‚Äčas ‚Äča ‚Äč"complaint ‚Äčbody"
  • Make ‚Äčpolicy

To ‚Äčhelp ‚Äčavoid ‚Äčpossible ‚Äčpitfalls, ‚Äčnew ‚Äčmembers ‚Äčand ‚Äčnon-members ‚Äčshould ‚Äčbe ‚Äčencouraged ‚Äčto ‚Äčattend

meetings, ‚Äčand ‚Äčcouncil ‚Äčmembership ‚Äčshould ‚Äčbe ‚Äčrotated ‚Äčevery ‚Äč12 ‚Äčto ‚Äč18 ‚Äčmonths ‚Äčto ‚Äčensure ‚Äčthat ‚Äčfresh viewpoints ‚Äčand ‚Äčideas ‚Äčcontinue ‚Äčto ‚Äčflow ‚Äčas ‚Äčpart ‚Äčof ‚Äčthe ‚Äčcouncil ‚Äčefforts.

Officers‚Äč ‚Äčwithin‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil

President

  • Ensures‚Äč ‚Äčthat‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚Äčmission‚Äč ‚Äčis‚Äč ‚Äčexecuted.
  • Leads‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚Äčofficer‚Äč ‚Äčteam.
  • Sets‚Äč ‚Äčmeeting‚Äč ‚Äčagenda‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčpresides‚Äč ‚Äčover‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚Äčmeetings.

Vice‚Äč ‚ÄčPresident

  • Assists‚Äč ‚Äčwith‚Äč ‚Äčspecial‚Äč ‚Äčassignments‚Äč ‚Äčas‚Äč ‚Äčrequested‚Äč ‚Äčby‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčPresident.
  • Performs‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčduties‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčPresident‚Äč ‚Äčin‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčabsence‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčPresident.
  • Reviews‚Äč ‚Äčall‚Äč ‚Äčcommittee‚Äč ‚Äčchair‚Äôs‚Äč ‚Äčreports‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčactivities.

Secretary

  • Maintains‚Äč ‚Äčall‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚Äčrecords‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčensures‚Äč ‚Äčtheir‚Äč ‚Äčaccuracy.‚Äč ‚ÄčPerforms‚Äč ‚Äčall‚Äč ‚Äčduties relating‚Äč ‚Äčto‚Äč ‚Äčmeeting‚Äč ‚Äčlogistics,‚Äč ‚Äčincluding‚Äč ‚Äčconference‚Äč ‚Äčcalls.
  • Sends‚Äč ‚Äčout‚Äč ‚Äčmeeting‚Äč ‚Äčreminders‚Äč ‚Äčone‚Äč ‚Äčweek‚Äč ‚Äčin‚Äč ‚Äčadvance,‚Äč ‚Äčincluding‚Äč ‚Äčdistribution‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčminutes of‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčprior‚Äč ‚Äčmeeting.
  • Prepares‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčprovides‚Äč ‚Äčminutes‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčall‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚Äčmeetings‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčconference‚Äč ‚Äčcalls.

Historian

  • Maintains‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčpreserves‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚Äčhistory‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil‚Äč ‚Äč(publications,‚Äč ‚Äčscrapbooks,

etc.).

Election‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚ÄčOfficers

  • The‚Äč ‚Äčofficers‚Äč ‚Äčshall‚Äč ‚Äčbe‚Äč ‚Äčelected‚Äč ‚Äčby‚Äč ‚Äčmembers‚Äč ‚Äčof‚Äč ‚Äčthe‚Äč ‚ÄčDiversity‚Äč ‚ÄčCouncil
  • The‚Äč ‚Äčofficers‚Äč ‚Äčshall‚Äč ‚Äčserve‚Äč ‚Äča‚Äč ‚Äčone-year‚Äč ‚Äčterm,‚Äč ‚Äčand‚Äč ‚Äčelected

ūüĎĎ PRO Access Only ūüĎĎ
This content is available for our Pro members. Learn more about the membership and apply to join.

Learn about PRO →